在宅勤務やテレワークの役に立つ使い慣れたソフト

オフィスイメージ

世界中で在宅勤務を強いられる昨今、「あの会社では一体どうやってテレビ会議をしているのだろう?」「契約書の署名・捺印はどうすればいいのかな?」といった、様々な疑問にぶち当たる。また、すべての業務をパソコンで行うため、どのソフトウェアを使うかで効率にも差が出るのでは?と不安になることもあるだろう。

しかし、心配することはない。

特別なソフトをわざわざインストールしなくても、普段使い慣れているソフトで在宅勤務やテレワークは十分可能だ。

小さなオフィスであれば、これがあればすぐに在宅勤務に切り替えられるというソフトを調べてみた。

テレビ会議向けソフト

Skype

  • 対応OS: PC – Windows, MacOS X, Linux
  • Mobile – Android, iPhone, Windows 10 Mobile
  • 費用:通話以外は無料

以前は単なるテレビ電話というイメージだったSkypeだが、簡単・無料のテレビ会議機能がある。サインアップといった面倒な手続きも不要で、通話リンクを作成したら参加する人へそのリンクを送るだけ。

どのデバイスでも利用でき、通話以外は無料というのも導入しやすい。

FaceTime

  • 対応OS: iOS, iPadOS, MacOS X
  • 費用:Wi-Fi環境下なら無料

IPhoneユーザー率世界一の日本なら、スマホを利用したテレビ会議はいかがだろうか?

今持っているiPhoneにデフォルトで入っているFaceTimeで、すぐにテレビ会議を始めることができる。

Skype同様、以前は単なるテレビ電話だと思っていたが、今のFaceTimeには「グループFaceTime」という機能がある(というか、以前からあったのかもしれない)。

直感的な操作が基本のアップル製品なので、どのスタッフも戸惑うことなくすぐに始められるだろう。

ファイル共有(クラウドストレージ)向けソフト

Google Drive

  • 対応OS: PC – Windows, MacOS X, Linux
  • Mobile – Android, iPhone
  • 費用:「パーソナル」は無料

Googleのビジネスソリューションこそ、在宅勤務やテレワークに適したものと言えるだろう。

Microsoft Officeと変わらぬ互換性のドキュメントやスプレッドシート、スライドを揃え、それを全てGoogle Driveに保存すれば、ファイル共有が簡単にできる。

パーソナル版は15GBまでだが、画像以外であればなかなか15GBを使い切ることはできない。小さなオフィスなら、パーソナル版で十分だと感じる。

MEGA

  • 対応OS: PC – Windows, MacOS X, Linux
  • Mobile – Android, iPhone
  • 費用:50GBまで無料

使い慣れた、という意味では違うかもしれないが、無料のクラウドサービスをあれこれ検索して、個人的に「これが一番」と感じたのがMEGA。

Google Driveのパーソナル版では容量がちょっと、という人向けで、無料で50GBまで利用できる。ニュージーランドが本社の会社だが、ウェブサイトは日本語で表示されるので心配無用。

特に使い方が難しいわけではなく、セキュリティ面でも信頼できるので、今すぐ試してみることをお勧めする。

電子署名向けソフト

Adobe Acrobat Reader DC

  • 対応OS: PC – Windows, MacOS X
  • Mobile – Android, iPhone
  • 費用:無料

ご存じ、Adobe Acrobat Reader。どのパソコンにも最初から入っていて(残念!Linuxでは使えない)、スマホのアプリにもあるPDFファイルビューアーの代表ソフトだが、実は電子署名機能があることをご存じだろうか?

普段のちょっとした署名なら、Adobe Acrobat Readerを開いたのち、「表示」→「ツール」→「入力と署名」で、PDFファイル上に文字を追加したり、署名を追加することができる。

一方、契約書など公的な効力を持つ書類を作成するときには、電子署名で書類の改竄防止やセキュリティ強化を図ることができる。それがAdobe Acrobat Readerなら無料でできるのだ。

使用するには、デジタルIDを取得しておく必要があるが、以下にて詳しく説明してくれているのでご参照いただきたい。

まとめ

筆者の会社はSOHOなので、開業当時から在宅勤務&テレワークのようなものだ。その筆者が感じる在宅勤務&テレワークは、何も特別なものを用意する必要はなく、セキュリティと使い勝手が問題なければ、普段パソコンで使用しているソフトで十分できるということだ。

その他にも、必要なものがあるかもしれない。

だが、無駄に費用をかけて導入する前に、今使用しているパソコンに入っているソフトが在宅勤務&テレワークに適しているかどうか、確認してからでも遅くはないのではないかと思う。

コメント

  1. 英雄故事 より:

    こんばんわ
    ランキングから来ました
    Skypeが使いやすいですよね~

  2. Kazy より:

    コメント有難うございます。
    そうですね、何も大掛かりなシステムを導入しなくてもみんなできる事ですよね。

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